EXPOSANTS

CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

Ce règlement s’applique à tous les événements organisés par le OCBE. Il est complété par un guide destiné aux exposants.

En signant la demande d’inscription, les exposants acceptent toutes les conditions, ainsi que toutes circonstances particulières ou nouvelles qui leur sont imposées. Ils s’engagent à respecter toutes les dispositions légales et réglementaires en vigueur, y compris la législation du travail.

EXPO INTERNATIONAL RD ci-après dénommé « l’Organisateur » établit uniquement le lieu, la durée, les heures d’ouverture et de fermeture de la manifestation, le prix des stands, le prix des billets et la date de clôture des inscriptions. Il détermine uniquement les catégories de personnes ou d’entreprises autorisées à exposer et/ou visiter l’événement, ainsi que le type de produits ou services présentés.

Les services exclusifs d’EXPO INTERNATIONAL RD sont: les fluides, la sécurité, l’abri, les télécommunications, la gestion des charges, le chauffage et la climatisation, le nettoyage, l’accueil, le bar, la restauration et l’équipement technique et audiovisuel des locaux des salles de conférence et des amphithéâtres. Les entreprises agréées par l’organisateur sont seules autorisées à effectuer des travaux d’équipement et de fournitures dans le cadre de l’événement. L’exposant devra prendre en charge le matériel mis à sa disposition, sous peine de supporter les frais de remplacement du matériel endommagé.

Toutes les informations concernant les détails de la participation d’un exposant à un événement sont fournies dans le Guide de l’Exposant.

Ce guide contient notamment des informations sur l’électricité, l’eau, le mobilier, ainsi que des directives pour l’aménagement des stands et d’autres adresses utiles.

CHAPITRE 2 : INSCRIPTION ET ADMISSION

La demande d’admission s’effectue au moyen du formulaire officiel établi par l’organisateur.

L’organisateur examine les candidatures et décide des admissions. L’inscription ne devient effective qu’après confirmation écrite à l’exposant ou dès l’envoi de votre facture.

L’organisateur se réserve le droit de refuser, temporairement ou définitivement, sans indication de motif. Aucune réclamation émanant d’exposants ou de tiers concernant l’admission ou la non-admission des maisons ou des expositions ne sera acceptée.

L’organisateur décide seul et en dernier ressort de l’admission des exposants et des objets d’exposition.

L’exposant doit informer l’organisateur de tout élément ou événement survenu ou révélé depuis son inscription et qui pourrait justifier une révision de son admission.

Par ailleurs, l’organisateur se réserve le droit de demander, à tout moment, toute information complémentaire et, le cas échéant, de réformer une décision d’admission prise sur des informations trompeuses, erronées ou inexactes. L’acompte versé reste alors acquis à l’organisateur, qui se réserve le droit de réclamer ultérieurement le paiement de l’intégralité du prix.

Sauf dérogation accordée par l’organisateur, les groupes ne peuvent exposer dans des stands collectifs que si chaque entreprise, membre du groupe, a été admise individuellement et a accepté de payer les frais d’inscription. La domiciliation d’entreprises dans un stand commun n’est possible qu’à partir de 18m² et est soumise à l’acceptation de l’organisateur.

Le montant total des frais de participation à l’événement sera définitivement accepté par l’organisateur après confirmation écrite à l’exposant de son admission. Le non-paiement du solde dans le délai imparti entraîne la perte du droit d’exposer, laissant l’acompte versé irrévocablement acquis à l’organisateur.

Par ailleurs, l’organisateur se réserve le droit d’exiger le paiement du solde du prix dû, malgré la non-participation, pour quelque cause que ce soit, de l’exposant inscrit. Dans le cas où un exposant, pour quelque raison que ce soit, n’occupe pas son stand le jour de l’ouverture de la manifestation, ou dans le délai de montage fixé par l’organisateur, il sera considéré comme démissionnaire et l’organisateur pourra demander à l’exposant de stand en défaut de paiement sans que ce dernier ne puisse prétendre à un quelconque remboursement ou indemnisation, même si le stand est attribué à un autre exposant.

CHAPITRE 3 : ATTRIBUTION D’EMPLACEMENT

L’organisateur définit le plan de l’événement et distribue les lieux.

Sauf stipulation contraire, l’inscription ne confère aucun droit à la jouissance d’une place déterminée.

Dans la constitution des jeux et l’attribution des places, l’organisateur s’efforce de tenir compte du désir exprimé par les exposants, de la nature et de l’intérêt des articles ou services qu’ils proposent de présenter, de l’agencement du stand qu’ils envisagent d’installer.

L’organisateur se réserve le droit de modifier, chaque fois qu’il le jugera utile dans l’intérêt de l’événement, la conception des surfaces.

L’organisateur ne pourra être tenu responsable des légères différences qui pourraient être constatées entre les dimensions indiquées et les dimensions réelles du lieu, ni des modifications éventuelles de l’environnement du stand (modification des stands adjacents, reconfiguration des couloirs). comment et quand les inscriptions sont enregistrées.

CHAPITRE 4: INSTALLATION ET CONFORMITÉ DES STANDS.

Le guide de l’exposant détermine la date limite à laquelle l’exposant, avant l’ouverture de la manifestation, peut procéder à l’aménagement de son stand et y stocker ce dont il aura besoin pendant la manifestation.

L’exposant devra se conformer aux instructions de l’organisateur concernant la réglementation des entrées et sorties des marchandises, notamment en ce qui concerne la circulation des véhicules sur le site de la manifestation.

Les exposants, ou leurs responsables, doivent avoir terminé leur installation aux dates et délais fixés par l’organisateur. Une fois les dates et horaires passés, aucun emballage, matériel, transport ou prestataire extérieur ne pourra continuer, pour quelque raison que ce soit préjudiciable à l’exposant, à accéder, entretenir ou demeurer sur le site de l’événement.

Chaque exposant sera responsable du transport, de la réception et de l’expédition de ses colis, ainsi que de la reconnaissance de leur contenu. Tous les colis doivent être déballés à leur arrivée. Si les exposants ou leurs agents ne sont pas présents pour réceptionner leurs colis, l’organisateur pourra les stocker, les déballer ou les réexpédier aux frais et risques des exposants.

L’installation des stands ne doit en aucun cas endommager ou modifier les installations permanentes du site d’exposition et ne doit pas porter atteinte au confort ou à la sécurité des autres exposants et visiteurs.

La décoration particulière des stands est à la charge des exposants et sous leur responsabilité. En tout état de cause, elle devra être conforme aux décorations générales de la manifestation, à la visibilité des stands voisins et aux éventuelles stipulations du règlement particulier et/ou du guide de l’exposant sur ce point.

Dans les espaces d’exposition fermés, tous les matériaux utilisés, y compris les rideaux et tapis, doivent être conformes à la réglementation, l’organisateur se réservant le droit à tout moment de retirer ou de détruire tout matériel ou installation non conforme.

L’organisateur se réserve également le droit de supprimer ou de modifier les installations qui nuisent à l’aspect général de la manifestation, gênent les exposants ou visiteurs voisins, ou qui ne sont pas conformes aux plans ou projets préalablement déterminés. présenté.

L’exposant doit être présent sur son stand lors de la visite des services de sécurité et respecter, tout au long de la manifestation, les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics ou par l’organisateur.

CHAPITRE 5 : OCCUPATION ET jouissance des stands.

Il est expressément interdit de céder, sous-louer ou échanger, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie de l’emplacement attribué par l’organisateur.

Sauf autorisation écrite préalable de l’organisateur, l’exposant ne peut présenter sur son site d’autres matériels, produits ou services que ceux mentionnés dans la demande d’admission et répondre à la nomenclature de produits ou services établie par l’organisateur. Sauf mention expresse contraire, la présentation et l’offre de matériel d’occasion sont strictement interdites.

L’exposant ne peut, en aucune manière, présenter des produits ou des services, ni faire de la publicité pour des sociétés ou des entrepreneurs non exposants, sauf autorisation écrite préalable de l’organisateur.

Les stands doivent rester impeccables pendant toute la durée de la manifestation, le nettoyage de chaque stand, à la charge de l’exposant, doit être effectué quotidiennement et complété avant l’ouverture de la manifestation au public.

Les emballages en vrac, les housses utilisées pendant les heures de fermeture, les objets non utilisés pour la présentation du stand, le vestiaire du personnel doivent être tenus hors de vue des visiteurs. Il est au contraire interdit de sortir des expositions couvertes pendant les heures d’ouverture de la manifestation. L’organisateur se réserve le droit de retirer ce qui recouvre les objets sans en aucun cas être tenu responsable des dommages ou pertes qui pourraient en résulter. Les exposants et leur personnel doivent être bien habillés et polis envers les visiteurs (ne pas questionner le client ni encombrer le stand) ou les autres exposants.

En règle générale, l’exposant ne doit pas clouer ni coller d’objets aux murs. L’exposant devra supporter le coût des dommages causés par sa faute. Vous devez vous abstenir de stocker des matériaux tels que : du carburant, des armes à feu, des substances inflammables, des objets et marchandises interdits selon la législation nationale ou internationale.

Nom: (EXPO INTERNATIONAL RD)

Genre:Événement ouvert au grand public.
Objetivo:Créer un grand événement culturel et commercial au niveau international.
Participants :représentants de la mode, de la culture, de l’agroalimentaire, de la santé, etc.
Période:Annuel

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Lieu de l’événement

Parc des Expositions SANSOUCI
Saint Domingue République Dominicaine

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Nombre de visiteurs et exposants

Nombre de visiteurs attendus : 40 000
Número de expositores previstos: 250
Surface d’exposition : Plus de 6.500 m².

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Horaires et Dates

Du vendredi 26 au dimanche 28 septembre 2025.
Vendredi 26 mai de 11h à 23h.
Samedi 27 et dimanche 28 septembre de 9h30 à 23h

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MONTAGE:

Le montage des stands aura lieu uniquement les mercredi 24 et jeudi 25 septembre, de 8h00 à 17h00. à 23h00

DÉMONTAGE:

Le démontage des stands sera effectué uniquement : Lundi 29 septembre et mardi 30 septembre, de 8h00 à 20h00. à 23h00

EXPOSANTS BAGES:

Chaque exposant se verra attribuer un nombre de badges en fonction de la superficie de son stand.

Exemple : (6 à 9m₂ = 2 badges, 10 à 20m₂ = 3 badges, 21 à 35m₂ = 4 badges, etc.).

Si vous souhaitez des identifiants supplémentaires, vous devrez en faire la demande depuis votre espace extranet Attention, les identifiants doivent être demandés avant le 20 août 2025

PROTECTION ET SÉCURITÉ:

L’organisateur assure la garde de nuit de l’événement dans les meilleures conditions possibles, mais il s’agit d’une obligation de moyens et non de résultat. La surveillance ne constitue pas une surveillance individuelle de chaque poste.

Nous vous recommandons de respecter strictement les horaires d’ouverture, de protéger votre matériel et d’attirer l’attention des exposants sur les risques accrus de vol lors des phases de montage et de démontage, notamment la première nuit de démontage.

DÉCHETS:

Au-delà de 1m₃ de déchets, l’organisateur se réserve le droit de facturer à l’exposant la participation au recyclage des déchets.

Prix ​​au m₃ supplémentaire?

ÉLECTRICITÉ:

Les stands équipés sont livrés avec un coffret électrique triphasé de 3 KWh, l’éclairage de base, avec 1 rail 2 points pour 6m₂ de surface.

Pour des services complémentaires, demandez-les directement depuis votre espace extranet personnel.

EAU:

Pour bénéficier de ce service et en connaître le coût, demandez-les directement depuis votre espace personnel sur l’extranet de l’exposant.

La prestation de base comprend : l’arrivée d’eau (tuyau flexible terminé par un robinet mâle de diamètre 15/21 mm), l’évacuation des eaux usées (tuyau flexible de diamètre 40 mm).

PARKING:

Parking pour exposants

L’organisation met à votre disposition une place de parking pour les exposants pendant toute la durée du salon, montage et démontage compris.

Vous pouvez cependant réserver des places de parking supplémentaires auprès de la direction.

Tarif : 20USD H.T. supplémentaires/place pour 3 jours

NETTOYAGE:

Le nettoyage de votre stand est garanti la veille de l’ouverture du salon.

Si vous souhaitez que nous organisons le nettoyage de votre stand pendant les 3 nuits du salon, vous pouvez en faire la demande depuis votre espace extranet extranet..

Tarif : 4,00 USD H.T. le stand au m2 pour les trois nuits

RÉCEPTION ET STOCKAGE PARCELLE:

L’équipe de l’organisation peut réceptionner vos livraisons si elle n’est pas présente sur place. Ces livraisons ne pourront être effectuées qu’à partir du mercredi 22 septembre. Nous vous remercions donc de remplir la demande d’autorisation de réception de produit trouvée en annexe du guide, avant le 1er septembre 2025.

< Attention >

L’équipe peut réceptionner vos colis jusqu’à 100 kg chacun. Nous ne recevons ni ne déchargeons de colis pesant plus de 100 kg.

Nous pourrons stocker gratuitement vos emballages vides dans un endroit sécurisé pendant toute la durée de l’événement..

Dans la limite d’un volume total de 2m³.

Chaque emballage doit être identifié avec le nom de votre entreprise ou son enseigne

HÔTESSES D’ACCUEIL:

Si vous avez besoin d’hôtesses, d’interprètes, etc.,

N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins, nous collaborons avec diverses agences spécialisées dans l’accueil de salons et autres types d’événements.

ASSURANCE:

Une assurance responsabilité civile est incluse dans le contrat pour chaque stand vendu. Pour les exposants souhaitant bénéficier d’une assurance complémentaire, vous pouvez contacter directement l’entreprise..

Ni l’organisateur ni le propriétaire du hall d’exposition ne pourront être tenus responsables des dommages causés aux produits, stands, outillages, incendie, vol ou toute autre cause. Pendant le séjour dans le bâtiment ou ses locaux, l’exposant devra assurer son matériel contre tous risques..

La direction et le propriétaire du hall d’exposition ne peuvent être tenus responsables des blessures subies par un exposant ou un membre de son personnel lors de son séjour dans le bâtiment et ses locaux.

ÉTIQUETTES:

La distribution d’autocollants est interdite. Les frais occasionnés pour les retirer du sol, des murs ou autres stands seront à la charge de l’exposant.

NOURRITURE:

Toute distribution de nourriture (popcorn et autres) est interdite sur le Salon, sauf autorisation particulière.

BONUS DE SORTIE:

Pendant le salon, les produits exposés ne peuvent être transportés hors du bâtiment sans que l’exposant (gestionnaire ou mandataire) ait préalablement obtenu un bon de sortie. Ces bons seront disponibles à l’accueil à partir du 22 septembre 2025.

BRUIT:

L’exposant doit respecter les visiteurs et les autres exposants. Tout appareil provoquant un bruit excessif est interdit et sera retiré de l’enceinte de l’exposant. Tout exposant qui utilise un microphone pour réaliser une séance de démonstration ou d’animation doit prévoir un espace de 8 pieds (2,44 m) entre l’endroit où l’animateur est installé et l’Allée la plus proche, de tous côtés.

VOTRE STAND EN DÉTAILS:

• Localisation et superficie exacte de votre stand.
• Vous pouvez organiser votre stand selon vos goûts à condition que cela ne nuise pas à la thématique du salon.
• Les exposants souhaitant réaliser des installations ou modifications particulières ou changer l’emplacement de leur stand ne sont autorisés qu’après validation par le commissaire du programme.
• Vous devez apporter votre mobilier et le matériel nécessaire à l’exposition. Si vous n’avez pas de matériel à exposer, travaillez vos images, vos dessins et vos photos… Travaillez les couleurs, la lumière, les végétaux… Un stand est une vitrine qui doit attirer l’attention du visiteur.

CONSEILS IMPORTANTS:

• Les exposants doivent occuper leur stand et l’ouvrir au public pendant toute la durée du salon.
• L’utilisation du badge est obligatoire pendant toute la durée du spectacle.
• La fourniture du stand n’est pas autorisée le jour de l’ouverture du salon..
•  Si vous souhaitez offrir des stylos, des gadgets, des cadeaux publicitaires à votre nom, c’est le moment… Pensez utile : Imaginez l’activité de votre prospect idéal et visualisez où se trouve l’objet qui lui sera utile. Pratique ou simplement toujours à portée de vue.
• Ne laissez pas d’objets de valeur sur le stand en dehors des heures d’ouverture.
• Encore une fois, n’hésitez pas à contacter les organisateurs pour obtenir des conseils sur le montage, l’organisation ou la présentation de votre stand : vous les retrouverez toujours sur le stand de l’organisation.

Rez-de-chaussée

Dernier étage